En studenterfest har ofte to gæstelister. Familien kommer til kaffe, mad og billeder tidligt på dagen. Studentens venner dukker op senere med høj musik, mange kram og planer om at fortsætte festen til langt ud på aftenen. Festen kan rumme begge dele, hvis indretningen tager højde for skiftet. Teltet kan begynde som spisesal og senere åbne sig mod bar, musik og plads på græsset.
Familien og vennerne bruger festen på hver sin måde
Bedsteforældre og mindre børn har brug for siddepladser, skygge og adgang til toiletter. De unge står ofte i grupper, bevæger sig mellem bord og bar og bruger mindre tid på deres faste plads.
Bordene kan derfor stå samlet i den ene del af teltet, mens højborde og loungepladser fylder den anden.
Teltet kan skifte form efter middagen
Ved en studenterfest i haven bør værten aftale på forhånd, hvilke møbler der skal flyttes. Et par borde kan blive stående til gaver, natmad og drikkevarer, mens andre borde kan fjernes fra dansegulvet.
En plan gør skiftet hurtigt og holder gæsterne væk fra tunge løft. Følgende områder bør have en plads fra begyndelsen:
- Gavebord med kort og blomster
- Buffet med adgang for både gæster og personale
- Bar
- Musik og dansegulv væk fra de ældste gæster
- Et stille område til børn og bedsteforældre
Gaverne skal stå tørt og sikkert
En ny student får ofte blomster, kort og gaver i løbet af dagen. Gavebordet bør stå væk fra åbne sider, direkte sol og barens drikkevarer. En stor vaseplads kan holde buketterne samlet, uden at papiret bliver vådt.
Kort og mindre pakker kan ligge i en kasse eller kurv med studentens navn. Familien undgår så løse kuverter på bordene, og studenten kan åbne gaverne senere uden at mangle noget.
Madplanen skal passe til en lang dag
De første gæster kan komme tidligt, mens de sidste først møder op om aftenen. Maden bør derfor kunne serveres i flere omgange. En buffet kan fungere til familien, mens pizza, sliders eller pølser kan komme frem som natmad.
Kolde drikke kræver rigeligt med køl og en tydelig bar. Vand bør stå synligt hele aftenen. Glas og tomme flasker skal kunne samles ind uden at personalet krydser dansegulvet.
Naboer og adgangsveje bør være aftalt
Musik i et telt kan høres længere væk end musik inde i huset. Naboerne bør kende tidspunktet, og højttalerne bør pege ind mod haven frem for ud mod vejen.
Studentervognen og gæsternes biler kræver plads ved ankomsten. Indkørslen bør holdes fri, og en tydelig vej fra gade til telt hjælper gæsterne, når haven bliver mørk
Ankomsten bør fordeles, hvis familien og vennerne kommer på forskellige tidspunkter. Et skilt ved indkørslen kan vise vej til teltet, gavebordet og garderoben. En voksen ved indgangen kan tage imod blomster og hjælpe gæster, som ikke kender huset.