En studenterreception behøver ikke et stort program. Til gengæld hjælper det at vide, hvem der tager imod gæster, passer buffeten og får lejet service hjem igen. Her er fjorten værtsopgaver, du kan fordele mellem familie og venner.
1. Aftal dato og tidsrum
Se på sidste eksamen, dimission og studenterkørsel sammen med studenten, før du inviterer. Angiv et tydeligt tidsrum, eksempelvis en eftermiddag. Lad der være luft omkring transport og andre arrangementer.
2. Sæt et samlet budget
Skriv beløb for mad, drikke, lokale, udstyr, levering og pynt. Brug tilbud og faktiske lejepriser frem for en fast procentfordeling, som kan passe dårligt til jeres fest. Aftal, hvem der betaler, og hvor meget der må bruges på ekstra indkøb.
3. Vælg sted og en vejrplan
Vurder plads, adgang til toilet, køkken og køling samt muligheder for gæster med nedsat mobilitet. Ved et lejet lokale skal I kende afleveringstid og rengøringskrav. I haven skal der være en reel løsning ved regn eller blæst. Følg anvisningerne for telt og parasoller; et bestemt antal pr. kvadratmeter siger ikke, om de står sikkert.
4. Lav gæstelisten og invitationen
Angiv tid, adresse, svarfrist og en kontaktperson. Fortæl, om receptionen er et åbent hus, eller om man forventes at være med hele tiden. Spørg til kosthensyn og fortæl om parkering og offentlig transport. Del kun portkoder med dem, der behøver dem.
5. Saml svarene og fordel arbejdet
Et enkelt ark med navn, antal deltagere og aftalte opgaver kan være nok. Begræns adgangen til personlige oplysninger. Giv én person ansvaret for at følge op på manglende svar, og vælg hjælpere til velkomst, mad, drikke og oprydning.
6. Vælg en menu, der passer til tidspunktet
Kage og kaffe kan passe til en kort eftermiddagsreception; omkring et hovedmåltid kan gæsterne have brug for mere mættende mad. Fingeranretninger kræver ikke altid bestik, men saucer og varme retter kan gøre det nødvendigt. Aftal konkrete mængder med leverandøren eller ud fra opskrifter og forventet fremmøde.
7. Afklar allergier og ingredienser
Gem emballage og oplysninger fra catereren. Lav ikke en “fri for”-mærkning på gæt. Ved alvorlig allergi bør menu og håndtering aftales med gæsten, herunder behov for særskilt tilberedning og redskaber. En vegetarisk mulighed skal kunne mætte dem, der vælger den; en fast procentandel sikrer ikke dette.
8. Planlæg drikke og køleplads
Stil vand, saft og andre alkoholfri muligheder let tilgængeligt. Alkohol er valgfrit, og indkøbet behøver ikke følge en kvote pr. voksen. Gennemgå køleskabspladsen, før du fylder den med drikke; maden skal også kunne være der. En balje med is til flasker erstatter ikke nødvendigvis forsvarlig køling af buffetretter.
9. Lav en plan for tilberedning og servering
Vælg retter, du kan opbevare forsvarligt frem til servering. Følg opbevaringsanvisningerne på råvarer, og undgå at betragte alle hjemmelavede retter som holdbare et bestemt antal dage. Køl tilberedt mad hurtigt ned i mindre portioner og opbevar letfordærvelige varer ved højst 5 °C. Sæt mindre fade frem ad gangen og hold resten på køl.
10. Skaff service og indret tydelige zoner
Undersøg selv, hvem der vil låne eller leje service ud; et lokalt folkekøkken tilbyder det ikke nødvendigvis. Sæt gavebordet, hvor det er let at finde uden at blokere døren. Lav plads omkring buffet og drikkestation. Vælg placeringen efter rummet frem for en regel om, at buffeten altid skal stå langs en væg.
11. Tjek lys, strøm og gangarealer
Sørg for lys ved trapper og niveauforskelle. Hold kabler væk fra færdselsveje eller beskyt dem med passende kabelbro. Brug elektrisk udstyr, der er egnet til det sted, det opstilles; især udendørs skal fugt og forbindelser tænkes med. Hold adgang til døre og flugtveje fri.
12. Aftal musik, billeder og indslag
Lad studenten vælge rammerne for taler og fotos. Hold musikken på et niveau, hvor gæster kan tale sammen, og tag hensyn til naboer. Fotozone og gæstebog er frivillige indslag. Spørg, før billeder deles offentligt, og giv mulighed for at være med uden at blive fotograferet.
13. Tag imod og følg op undervejs
Byd gæsterne velkommen, vis toilet og buffet, og hjælp nye gæster ind i samtalerne. Lad hjælperne følge op på rene glas, affald og opfyldning. Giv studenten pauser og tid sammen med gæsterne. En gaveliste kan gøre takkebeskeder lettere, hvis studenten ønsker den.
14. Afslut, ryd op og returnér
Planlæg hjemtransport, og afslut i det aftalte tidsrum. Vurdér rester efter, hvordan de faktisk har været opbevaret; mad bliver ikke sikker igen, fordi den fryses efter lang tid på buffetbordet. Sortér affald efter kommunens ordning. Komposterbart engangsservice er ikke automatisk egnet til madaffald eller den mest miljøvenlige løsning. Aflever udstyr som aftalt, og send en personlig tak, når der er ro til det.